Coordinación del trabajo en los portales web

En el post anterior hablábamos de cuáles son los elementos que conforman un portal web. En el mismo también adelantábamos nuestro modelo de trabajo, basado en una gestión delegada. En este post trataremos de explicar en qué consiste dicha gestión y responder algunas cuestiones como: ¿hay algún tipo de asesoría o ayuda en el rediseño de los contenidos por parte del equipo de la plataforma para el conjunto de la red? ¿cómo enriquecen la plataforma las peticiones o impresiones de los distintos portales para su mejora?

Empezaré comentando que actualmente en la plataforma corporativa de gestión de contenidos web hay 60 portales en producción. Cada portal se gestiona por una unidad de publicación (grupo de trabajo) formado por un coordinador y uno o varios editores web. Un coordinador puede ser a su vez editor, y una unidad de publicación puede gestionar varios portales. De hecho, hay unas 30 unidades de publicación actualmente, con unos 200 editores activos (acceso al menos 1 vez en el último mes).

Interacción entre unidades web

El servicio de la web corporativa, dependiente de la Viceconsejería de Función Pública y Gobierno Abierto es el órgano encargado de coordinar y apoyar el trabajo de todas las unidades de publicación.

Este servicio realiza el mantenimiento evolutivo, correctivo y preventivo de la plataforma. De esta forma, se encarga del desarrollo de nuevas funcionalidades e implementación de mejoras, resolución de incidencias, y aseguramiento del rendimiento y disponibilidad de la plataforma. Todos ellos trabajos que mejoran la calidad de los portales.

Ahora bien, hay otra seria de funciones que se desarrollan directamente en contacto con el personal de las Unidades de Publicación. A modo de resumen, son los siguientes:

  1. Creación de usuarios y gestión de permisos
  2. Formación a usuarios y documentación en el uso de la plataforma.
  3. Soporte en la resolución de problemas e incidencias que reporten los usuarios
  4. Consultoría y asesoramiento tanto en la definición de requisitos e implementación técnica de la solución en nuevos portales  como en el mantenimiento y mejora de los existentes.
  5. Revisión de la usabilidad, accesibilidad y actualización de contenidos para ayudar a mejorar la calidad de los portales.
  6. Ayuda a realizar el borrado de contenidos obsoletos o a la carga masiva de fuentes de datos externas a la plataforma.
  7. Soporte gráfico a usuarios (creación de banners, imágenes, iconos…)

El alto nivel de especialización permite dar un soporte horizontal a toda la organización. Especialmente importante es la consultoría y asesoramiento que se realiza a las unidades de publicación, de manera que la experiencia en cuestiones como usabilidad, accesibilidad y análisis de estadísticas se combina con el conocimiento del negocio que tienen los centros directivos responsables de los portales.

¿Cómo se realiza la interacción?

La comunicación entre las unidades de publicación y el personal del servicio de la web corporativa se realiza por diversas vías:

  1. Reuniones periódicas con todos los coordinadores para hacer un seguimiento de la situación de la plataforma y portales web, presentando acciones realizadas y planificación de los próximos meses.
  2. Reuniones portal por portal con el personal de cada uno de ellos para análisis de situación actual y estudio de mejoras a realizar en los mismos.
  3. Correo electrónico y llamadas telefónicas para la resolución de dudas, e incidencias, realización de peticiones, comunicar actuaciones, etc.
  4. Cursos de formación presenciales para nuevos editores y de reciclaje.

Análisis e implementación de nuevas funcionalidades

Cuando desde un portal se plantea un nuevo requisito, el servicio de la web corporativa procede a su análisis analizando las posibles formas de satisfacerlo. La primera opción es analizar si entre las funcionalidades existentes existe algún componente que cumpla lo demandado por el portal. En el caso de no ser así, se plantea el desarrollo de una nueva funcionalidad, siempre desde la filosofía de intentar que pueda ser aprovechada también por otros portales. En último caso, será preciso hacer un desarrollo ad-hoc, alineado con los desarrollos y diseños existentes. Para más información puede consultarse el post anterior “Modelos eficientes de trabajo”.

Como mejora en conjunto de la plataforma, como puede ser el re-diseño gráfico de los portales que estamos abordando, las fuentes de información para determinar los cambios a abordar son diversos:

  1. La información que se recibe de las Unidades de Publicación en la comunicación que antes se ha indicado.
  2. Análisis de estadísticas de los portales.
  3. La propia experiencia del equipo que gestiona la plataforma, y su conocimiento sobre las tendencias actuales en desarrollo y diseño web.
  4. Realización de trabajos específicos, como ha sido el test de usuario web

 

¿Dudas al respecto? ¿Cuestiones que queráis que ampliemos?

 

Antonio Ibáñez Pascual
Dirección General de Análisis y Planificación
Consejería de la Presidencia

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