Cruzada contra el papel

Nada me ha disgustado más en mi andadura como archivero que escuchar a personas integradas en las Administraciones Públicas hablar del “papel” en sentido peyorativo. Aquí van unos ejemplos.

Esos finolis encorbatados que llevan décadas proclamando las bondades de la “oficina sin papeles” pero con una intención meramente estética, ya que les disgusta sobremanera el aspecto que ofrecen las carpetas, cajas, los “A/Z”… y, ya no digamos, los “legajos”, ocupando espacio en las cercanías de sus fabulosos despachos, y se han limitado a permitir o fomentar el arrinconamiento de la documentación en altillos, buhardillas, sótanos inmundos, huecos tras los armarios y demás lugares en los que hemos tenido que entrar con guantes y mascarilla los archiveros para hacernos cargo del marrón pasado un tiempo tras el ascenso u ostracismo del citado sujeto.

Esos compañeros que, al ver nuestras evoluciones en medio de un traslado, con o sin bata, nos preguntan haciendo gala de lo que ellos suponen que es un fino humor:

– Oye,  ¿y por qué no lo quemáis todo?

Ese responsable que, frente a la evidencia de que los medios materiales con que se cuenta no pueden hacer frente al volumen de documentación que guarda el archivo te sugiere:

– Todo esto se puede escanear… para que ocupe menos… ¿no?

Y, el peor de todos con diferencia, quien ha puesto los medios para desarrollar un fantástico sistema de gestión sin tener en cuenta la necesidad de garantizar la validez, integridad y custodia de los documentos electrónicos o “corrientes de datos” generados por la misma y, finalmente, llega a la conclusión de que no hay más remedio que imprimirlos en papel. Además sugiere que se archiven “por fechas de registro” ya que se ha perdido cualquier posibilidad de integrarlos en una agrupación documental natural o artificial mínimamente coherente.

Esta caterva ha protagonizado una esperpéntica y extemporánea (además de ridícula) cruzada contra el papel que, como las matemáticas al final son tozudas y no mienten (más cuando se trata simplemente de sumar), no ha tenido éxito alguno hasta el momento.

 

Lusignan_Tyr

 

Este año he leído cosas muy interesantes sobre el libro electrónico (sí, ese que,  según los futurólogos de chichinabo, iba a barrer al libro convencional), como este artículo de Guillermo Altares en diario El País: El libro de papel resiste la avalancha digital. Está claro que el papel resiste también en el ámbito bibliotecario, como indica Julián Marquina en una entrada sobre el asunto de su blog:

El peor enemigo del libro electrónico es el libro en papel. Mientras se le siga comparando con él tendrá la batalla perdida. Solamente se avanzará cuando se analice y trabaje en sus diferencias. Por ahora la profecía de que el libro electrónico iba a sustituir al libro en papel no se cumple.

Este año 2015, que se nos escapa entre los dedos, hemos sido testigos de la publicación de dos normas fundamentales para el funcionamiento de las Administraciones Públicas: la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley de Régimen Jurídico del Sector Público. Para los amigos “la 39” y “la 40”, como si fueran legiones romanas o divisiones del Ejército Aliado sobre la fortaleza europea en la Segunda Guerra Mundial o de las tropas que liberaron París del yugo nazi.

“La 39” dice lo siguiente:

Artículo 17. Archivo de documentos.

1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

Y “la 40” dice esto:

Artículo 46. Archivo electrónico de documentos.

1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.

2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.

[Las negritas son mías y marcan los puntos más conflictivos de ambos artículos].

El día 29 de este mes, dentro de un debate generado en el viejo foro de archivos “ARXIFORUM” respecto a la transparencia, el siempre certero Julio Cerdá dijo que hay que trabajar en los dos nuevos frentes que nos brinda la Ley 39/2015.

Por un lado, pone en evidencia que todos los expedientes administrativos deberán ser obligatoriamente electrónicos. Según su artículo 70. 2. “Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada”. Así, los expedientes “en papel” pasarían a ser nulos de pleno derecho. Este es el escenario perfecto para desarrollar la transparencia activa.

Por otro, destaca que la obligación de todas las Administraciones de mantener un archivo electrónico único es esencial para el desarrollo de la administración electrónica y de la transparencia, al disponer de documentos accesibles, reutilizables e interoperables.

La clave es, entonces, cumplir la ley. ¿No? Volviendo a la IIGM ¿la ley de 2007 era “un puente demasiado lejano”? Hay que suponer que, ahora, los legisladores están seguros de que estas disposiciones se pueden llegar a cumplir porque hay medios humanos y materiales suficientes para ponerlas en práctica (de momento se ha postergado su aplicación  y supongo que no será por seguir la actual tendencia cultural, casi elevada a la categoría de arte, a la procrastinación).

Personalmente me gusta el papel, escribo a mano cada día. Todavía veo que tiene un encanto especial y tal vez sea así mientras viva nuestra generación. En una serie como True Detective cuyo primer capítulo de la primera temporada he visto recientemente (algo retrasado ando, lo reconozco), el melancólico personaje que interpreta fantásticamente Matthew McConaughey, “Rust” Cohle, porta un cuaderno en el que hace todo tipo de anotaciones y dibujos sobre las investigaciones que llevan a cabo. Recordé la escritura obsesiva de los diarios del asesino John Doe, el genial Kevin Spacey, en la ya mítica Seven. Esta fascinación que suscita lo escrito en papel jamás la podrán alcanzar los documentos electrónicos, para cuya interpretación siempre necesitaremos el intermedio de una máquina que los “dibuje” de forma que se puedan entender.

Pero profesionalmente, como archivero y gestor de documentos, me es indiferente archivar papel o documentos electrónicos. Así de sencillo. Si no se ha completado la transición no ha sido culpa nuestra (aunque, a veces, nos reprochen que ponemos muchas pegas y puede que sea cierto). Encontrar las cosas es nuestra tarea, pero no podremos hacerlo si no hay un criterio coherente que nos permita conocer el idioma con el que debemos dirigirnos a las máquinas y si ellas tienen o no la información completa que debía guardarse con la finalidad de ser recuperada por la propia  Administración para sí o para los ciudadanos (transparencia pasiva); o, con un criterio más ambicioso, pueda ser analizada sin intermedio alguno por todos cuantos lo deseen (transparencia activa).

¡Feliz año 2016!

[Imagen: Guido de Lusignan y Sibila de Jerusalén frente a Tyro. Anónimo. Biblioteca Nacional de Francia.  Dominio Público].

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